Si vous souhaitez stimuler la croissance, améliorer la productivité et augmenter la rentabilité des PME, les plateformes numériques B2B, la numérisation des processus commerciaux et des modèles commerciaux basés sur les données sont essentielles.
Source: Big data and B2B digital platform: The next front for the Europe’s industry and entreprises.
Si vous demandez à des experts, des passionnés et des évangélistes, vous devez vous mettre en pleine force vers la numérisation. Que vous soyez une entreprise de 10, 30 ou 200 personnes.
En d’autres termes, votre entreprise détient un énorme potentiel (numérique), qui n’attend qu’à être libéré.
Mais vous avez des doutes : à quel point devez-vous être numérique pour obtenir des résultats ?
Vous disposez déjà d’un site Web, d’un CRM, d’une messagerie et de nombreux autres systèmes informatiques. De quoi auriez-vous besoin de plus pour numériser pour devancer vos concurrents ?
Peut-être avez-vous raison de douter des experts. Quant à la digitalisation, elle demande un travail préparatoire, une stratégie et surtout du temps, avant d’en voir les effets.
Dans cet article, nous partageons ce que vous devez prendre en compte et ce que vous devez faire pour réussir au mieux le processus de numérisation de votre PME.
1. La numérisation commence par votre état d’esprit
Si vous regardez dans Wikipédia, les avantages de la numérisation sont décrits comme «rendre l’information durable». En d’autres termes comme conserver l’information.
Cela peut avoir du sens en ce qui concerne les données. Mais en ce qui concerne les processus métier, c’est un inconvénient, si vous (comme beaucoup d’autres personnes) avez un état d’esprit de retenu. Ainsi, la numérisation des processus de travail CE N’EST PAS (comme nous l’entendons souvent) dynamiser les processus de travail existants.
La vérité est que les processus existants dans la plupart des entreprises sont basés sur des (semi-mauvaises) habitudes développées au fil des ans.
Ils fonctionnent, mais uniquement parce qu’ils sont gérés par des personnes. Et les gens sont flexibles. Les systèmes informatiques, en revanche, ne le sont pas. C’est pourquoi nous ne pouvons pas traduire un à un les processus analogiques en solutions numériques.
Les nouveaux systèmes informatiques sont une opportunité pour vous d’optimiser vos processus.
Au lieu de penser la numérisation comme un moyen de conserver vos processus existants, voyez un achat informatique comme une opportunité d’optimiser les processus de travail de l’entreprise.
Cela peut prendre plus de temps, mais c’est un investissement où vous obtenez un rendement décuplé.
Continuez à lire Ce guide complet à la numérisation des PME pour en savoir plus sur toutes les phases de ce processus; jusqu’au choix du Prestataire Pro dont vous avez besoin.
Cartographier vos processus de travail
Jusqu’ici tout va bien. « Mais quelle est la première étape, lorsque nous devons optimiser les processus de travail dans une PME ? », vous demandez-vous.
Si vous souhaitez optimiser vos processus de travail, la première étape consiste à les cartographier.
Impliquez quelques employés pour vous assurer d’avoir un aperçu complet des processus et des tâches, qui font généralement partie des projets au sein de votre entreprise.
Assurez-vous de décrire :
- Les processus de travail existants de l’entreprise
- Où vous rencontrez aujourd’hui un risque d’erreurs
- Quels processus vous aimeriez avoir
- Quelles tâches sont liées aux projets de l’entreprise
Même si les projets de l’entreprise sont différents, vous pouvez résumer et regrouper des processus de travail et des tâches spécifiques liées à un projet. Par exemple l’analyse, la recherche, la gestion de projet et la conception graphique.
2. Ne laissez pas votre point de départ vous freiner
La cible est cruciale lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des systèmes informatiques et de digitaliser les processus de travail.
Parce qu’avec les systèmes informatiques, vous obtenez l’avantage de l’automatisation, mais vous faites des compromis sur la flexibilité (vous savez, la partie sur les personnes >< les machines, que vous avez lu plus tôt).
Cela signifie dans la plupart des cas que vous devez savoir ce que vous aimeriez savoir (ou gagner) pour configurer correctement le système.
Le cœur du système doit être constituer des enregistrements et des dépenses uniques; Regroupés en projets. Chaque inscription doit être liée à un employé et à une tâche sur un projet. Les projets constituent la base de votre facturation, de votre gestion des ressources et de vos projets, ainsi que de vos rapports et analyses.
Cela signifie que les données que vous collectez et les réponses ou données que vous pouvez extraire du système sont générées en fonction de la configuration du système.
Alors quand vous voudrez savoir, si votre entreprise :
- Gagne la bonne somme d’argent
- Travaille avec les bons secteurs d’activité
- A le bon prix
Vous devez définir la cible pour l’utilisation du système, avant qu’il ne soit configuré.
3. Commencer simplement – Grandir
Il est facile de se laisser emporter par l’atmosphère de la numérisation. Les exemples de réussite de l’utilisation par les entreprises des mégadonnées, des petites données et de la transformation numérique brossent parfois un tableau de tout ce qui doit être numérisé, et plus vous collectez de données, mieux c’est.
Mais une implémentation informatique réussie est souvent limitée au début. Et cela nécessite à 100% que les employés soient à bord.
Acheté et présenté est à mi-chemin
Cela signifie que lorsque le système est acheté et présenté, vous avez progressé de 50 %.
Désormais, les employés doivent être convaincus, abandonner leurs vieilles habitudes et s’habituer à de nouveaux processus de travail.
Si nous prenons à nouveau l’exemple de l’enregistrement du temps, une ligne de temps pour une période d’introduction pourrait ressembler à ceci :
Commencez avec un cadre simple pour l’enregistrement du temps, par exemple les cinq tâches principales du département, deux projets plus importants ou quelque chose de similaire pour entrer des données dans le système
Après 1 à 2 semaines : Évaluez les données que vous obtenez et comment vous souhaitez les utiliser. Ensuite, vous devez étendre le champ d’application ou décider si vous, en tant qu’entreprise, avez besoin de plus de temps d’apprentissage
Après 1-2 mois : Évaluez ce qui s’est bien passé dans le processus et où vous pouvez optimiser : Vous pouvez regarder :
- Les projets sont-ils correctement mis en place et ont-ils du sens pour les employés ?
- Les modèles financiers correspondent-ils aux processus de travail ?
Calendrier de mise en œuvre et d’optimisation de la nouvelle solution informatique
- Première phase: Commencer à collecter les données
- Deuxième phase: évaluer la qualité des données
- Troisième phase: évaluer le processus
- Quatrième phase: Optimiser le processus et le modèle financier
Alors, la numérisation est-elle le bon choix pour une PME ?
Cette réponse courte est : Oui… quand vous savez ce que vous faites et que vous avez réfléchi aux processus, aux objectifs et à l’organisation.
La numérisation ne doit pas être une cible en soi, et si vous n’avez pas effectué votre travail préparatoire et défini et optimisé vos processus de travail, vous ressentirez dans de nombreux cas les processus de travail numérisés comme un obstacle au lieu d’un avantage – et votre profit sera limité .
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