Que vous soyez une entreprise d’e-commerce, une quincaillerie locale ou un cabinet médical, la messagerie texte ou sms d’entreprise a le potentiel de changer la façon dont vous interagissez avec vos clients, vos patients et même vos fournisseurs ou employés.
Mais les textos professionnels sont plus efficaces lorsqu’ils sont bien faits. Nous vous guiderons dans la détermination de vos objectifs de communication d’entreprise et les étapes à suivre lors de la rédaction d’un message texte professionnel.
Les SMS professionnels doivent être clairs et directs, conviviaux et utilisés comme une forme de communication bidirectionnelle. Si vous pouvez réaliser tout cela dans la messagerie texte de votre entreprise, vous atteindrez vos objectifs commerciaux en un rien de temps.
Plan de l'article
Objectifs de communication d’entreprise
Bien que chaque entreprise et chaque propriétaire d’entreprise aient des objectifs légèrement différents pour leur communication; ces objectifs ont presque toujours à voir avec le renforcement de l’entreprise d’une manière ou d’une autre. Vous cherchez probablement à augmenter efficacement vos revenus ou à réduire vos coûts globaux.
Ces objectifs commerciaux peuvent être atteints grâce à une communication commerciale sortante, comme obtenir des taux de réponse plus élevés afin de générer davantage de conversions de prospects; ou confirmer de manière proactive les rendez-vous pour réduire le nombre de non-présentations que vous avez.
Ou il peut s’agir d’objectifs de communication entrante, comme fournir des canaux pratiques pour que vos clients vous contactent; améliorer l’expérience client en offrant aux clients un moyen pratique de vous contacter.
- Taux d’ouverture moyen des e-mails 21,33 %
- Taux de clic moyen pour les e-mails 2,62 %
La réalité de la communication d’entreprise est qu’il devient de plus en plus difficile de percer. Le français moyen passe ou reçoit six appels téléphoniques par jour.
Le taux d’ouverture moyen des campagnes par e-mail n’est que de 21,33 % et le taux de clic moyen pour ces e-mails est une fraction de celui-ci, à seulement 2,62 %, selon Mailchimp. Si votre objectif de communication dépend du fait que vos clients lisent réellement ce que vous leur envoyez, le courrier électronique n’est peut-être pas la solution.
Un moyen plus efficace d’atteindre vos clients serait d’envoyer des SMS professionnels. Mais les textos professionnels peuvent être utilisés plus que pour contacter vos clients, ils peuvent également être utilisés pour communiquer avec les employés.
Que vous utilisiez la messagerie texte d’entreprise pour les entreprises; également appelées B2B, entreprise à consommateur (B2C); ou même que vous communiquiez avec votre propre personnel, bon nombre des mêmes principes s’appliqueront à la rédaction d’un texte commercial efficace.
Qu’est-ce qui rend les textos professionnels uniques ?
La messagerie texte offre une immédiateté et une facilité que vous n’obtiendrez pas avec l’envoi d’e- mails ou les appels téléphoniques.
Comme nous l’avons mentionné, seulement environ 20% des e-mails sont ouverts, et une fraction de ceux-ci obtient un clic. De plus, les appels téléphoniques peuvent être gênants, si le destinataire n’est pas en mesure de répondre pendant l’appel et si vous laissez un message, rien ne garantit que vous serez rappelé. Le texto, quant à lui, laisse de la place au destinataire pour répondre quand il en a le temps.
L’envoi de SMS vous permet d’atteindre vos clients, vos fournisseurs ou votre équipe d’une manière avec laquelle ils sont à l’aise et complètement habitués.
Vous les contactez d’une manière personnelle et simple qui peut sembler plus pratique et qui s’accompagne de moins de pression qu’un appel téléphonique. Bien que le courrier électronique soit également un moyen de communication confortable, ce n’est pas aussi immédiat et n’oubliez pas ces faibles taux d’ouverture et de clics.
Ce que disent les chiffres:
- 89 % des consommateurs souhaitent pouvoir envoyer des messages aux entreprises, et la plupart d’entre eux souhaitent également pouvoir le faire directement à partir de leur application de messagerie native.
- 24 pour cent des appels téléphoniques non identifiés sont répondus
- 90% des SMS sont lus dans les trois premières minutes
- Le taux de conversion des SMS professionnels est de 45 pour cent
6 étapes pour rédiger le meilleur texte commercial
Si vous comptez utiliser les textos professionnels pour communiquer avec vos clients et vos employés, il y a quelques règles générales à suivre pour rédiger les textes les plus efficaces possible. Gardez à l’esprit que les directives générales sur ce qui fait de bonnes affaires textuelles s’appliquent aux textos que vous envoyez pour quelque raison que ce soit.
Étape 1 : Décidez de votre objectif de communication
Avant de commencer à rédiger un texte, assurez-vous de savoir pourquoi vous envoyez un texte professionnel en premier lieu. Vous pouvez considérer ce « pourquoi » comme l’objectif de votre message texte professionnel. Dans la plupart des cas, si vous envoyez un SMS à un client, c’est probablement parce que vous essayez de le contacter pour une raison ou une autre.
Cette raison peut être qu’il s’agit d’un nouveau client que vous venez de fermer et que vous souhaitez faire une présentation, ou peut-être que vous vérifiez pour vous assurer qu’il est satisfait d’un achat récent, ou même que vous rappelez à un patient qu’il est dû pour leur prochain rendez-vous.
Cet objectif final peut être d’obtenir une réponse, d’assurer la satisfaction du client ou de proposer une solution. Si vous envoyez des SMS à vos propres employés, à un sous-traitant ou à un travailleur sur le terrain, l’objectif peut être de régler la logistique ou de définir un calendrier. Une fois que vous avez défini l’objectif de communication, vous êtes prêt à passer à la deuxième étape : le ton.
Étape 2 : choisissez un ton pour communiquer, gardez-le amical
Le ton de votre message professionnel doit correspondre à votre objectif de communication commerciale, à votre marque et aux personnes avec lesquelles vous communiquez. Bien que les SMS professionnels soient une forme de communication immédiate qui semble plus personnelle que les e-mails, le ton doit toujours être adapté à la marque de votre entreprise.
Si vous communiquez sur des affaires juridiques, médicales ou financières, par exemple, vous devriez être plus formel dans votre communication, ce qui signifie que vous voudrez peut-être laisser les emojis en dehors de ces messages. Garder votre message sur la marque peut signifier être un peu plus sérieux qu’une marque de vente au détail ou une entreprise de services alimentaires. Mais prendre un ton sérieux ne veut pas dire que votre message ne peut pas avoir une impression de facilité. Tout comme vous parleriez à vos clients d’un ton compétent, régulier et calme concernant les résultats des tests ou un nouveau développement dans une affaire juridique, vous souhaitez apporter la même facilité à un message texte.
Les marques grand public ou les détaillants ont la possibilité d’être un peu plus détendus avec leurs messages, presque comme s’ils parlaient à un vieil ami. Si vous êtes l’une de ces marques, vous pouvez ajouter un peu plus de plaisir à la messagerie. Les émojis, un point d’exclamation et un ton amical sont tous des éléments de l’exemple de message ci-dessous.
Dans l’ensemble, nous vous recommandons d’être clair et amical. Idéalement, votre client, fournisseur ou employé devrait lire votre texte et savoir de qui il vient, pourquoi vous lui envoyez des SMS et s’il doit répondre.
L’utilisation d’émojis dans une conversation contribue à la rendre conviviale.
Étape 3 : Présentez-vous
Présentez-vous toujours, ainsi que votre entreprise, lorsque vous utilisez des SMS professionnels afin que les destinataires sachent de qui provient le message. Si vous connaissez le nom du client, incluez-le également dans le message pour augmenter votre taux de réponse.
Un français moyen reçoit 5 messages de spam par mois, vous voulez donc préciser que vous n’êtes pas l’un de ces 5. Ne présumez pas que juste parce que vous avez envoyé un texto à un client avant qu’il n’ait enregistré votre numéro. Cette introduction et cette communication contribueront également à renforcer la confiance avec vos clients et vous aideront également à obtenir une réponse.
Si vous envoyez des SMS à vos employés, vous n’avez probablement pas besoin de vous présenter, mais vous devez toujours être courtois, surtout si vous les contactez en dehors de leurs heures de travail habituelles.
Présentation amicale
Assurez-vous de vous présenter et d’expliquer de quelle entreprise vous envoyez des SMS.
Étape 4 : Soyez bref et clair
N’oubliez pas qu’avec les textos, on s’attend à ce que le message soit court. Vous ne pouvez pas simplement copier et coller votre dernier e-mail aux clients et l’envoyer sous forme de texte à la place. Le texto est un support totalement différent avec un ensemble de règles différent.
Tout d’abord, vous travaillez avec un certain nombre de caractères, et vous devez faire passer votre message en utilisant ces paramètres spécifiques. Les SMS en texte seul autorisent entre un et 160 caractères.
Si vous dépassez ces 160 dans un SMS de base, le message sera divisé en plusieurs parties, le nombre dépend exactement du transporteur du destinataire. Ces paramètres sont une raison de plus pour accéder rapidement au « pourquoi » de votre message texte comme nous l’avons mentionné précédemment.
En plus de garder votre message court, il doit être direct et idéalement suffisamment clair pour que le destinataire n’ait pas de questions de suivi. Parfois, l’ajout d’une photo ou d’un lien à votre texte peut aider à mieux illustrer votre propos, mais cela réduira le nombre de caractères. Relisez vos messages avant de les envoyer, réécrivez-les si nécessaire pour condenser le message et communiquer rapidement votre point de vue.
Quelques conseils d’écriture à retenir
- Choisissez soigneusement vos mots
- Utiliser un langage simple et spécifique
- Utilisez des mots actifs plutôt que des mots passifs
- Utiliser les paramètres de temps si nécessaire
Des fautes de frappe, une mauvaise grammaire, des emojis excessifs, des liens multiples ou des phrases incomplètes peuvent faire croire à la personne qui reçoit le message qu’il s’agit de spam ou qu’il n’est pas légitime.
Étape 5 : Ajoutez des pièces jointes ou des liens pertinents
Vous et vos destinataires pouvez tous deux ajouter des photos ou des liens à vos messages pour illustrer un point ou ajouter de la valeur à la conversation. L’envoi de photos, ou l’utilisation de MMS; de produits, d’horaires de travail aux employés, ou même une capture d’écran à des fins de dépannage sont de bons exemples de ce que vous pourriez vouloir ajouter.
Les liens et les photos peuvent être extrêmement utiles dans deux scénarios. Tout d’abord, c’est idéal pour les communications entrantes des clients ou des employés qui envoient des photos ou un lien pour aider à illustrer leur point de vue ou à expliquer quelque chose plus clairement.
Les photos dans un MMS peuvent aider à illustrer un point et à éliminer le besoin de longues explications.
Deuxièmement, ils peuvent être utilisés de manière sortante. Les liens peuvent générer un engagement immédiat lorsqu’ils sont envoyés à un client qui clique, et ils peuvent également être un excellent moyen pour vous de fournir aux clients des informations plus détaillées comme un PDF ou un graphique.
Étape 6 : Expliquez clairement que la communication est bidirectionnelle
Vos destinataires ne savent peut-être pas qu’ils peuvent répondre et que leur message sera adressé à une personne réelle, à moins que vous ne le leur disiez clairement. C’est en partie pourquoi vous présenter et utiliser le nom du client peut être utile.
De nombreux SMS que les entreprises envoient à leurs clients sont à sens unique, comme les confirmations de commande ou de rendez-vous. C’est une autre raison pour laquelle il est si important de faire savoir aux clients qu’ils peuvent répondre. Vous pouvez le faire en leur disant clairement, en leur posant une question et en utilisant un ton humain.
En leur disant clairement et en utilisant un ton humain:
Des questions claires envoyées par SMS peuvent aider les entreprises à se connecter avec leurs clients.
Une fois qu’un client répond, vous bénéficiez de son attention et de sa confiance, ainsi que de la possibilité de proposer une solution à tout problème ou à toute information de suivi telle que des estimations de livraison.
La messagerie texte avec vos propres employés doit également être utilisée comme une forme de communication bidirectionnelle. Vous pouvez l’utiliser pour informer vos employés des nouvelles procédures et règles, ainsi que pour travailler sur la logistique, comme vérifier si quelqu’un peut couvrir un quart de travail.
Un bon SMS d’entreprise: l’essentiel
La plupart d’entre nous sont habitués à envoyer des SMS avec désinvolture, mais faire particulièrement attention à la messagerie texte de votre entreprise peut être très utile. N’oubliez pas qu’il y a certaines étapes clés à suivre lors de la rédaction d’un texte commercial; que ce soit pour vos clients, vos employés ou vos partenaires. Vos textes professionnels doivent toujours être grammaticalement corrects, conviviaux, clairs, concis et bidirectionnels.
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